Um eine Party starten zu können, muss man viele Geld vorher in die Hand nehmen. Um nicht sein eigenes Vermögen hereinstecken, kann man eine Vorkasse machen. Dadurch hat man direkt schon eine Einnahmen quelle und man muss nicht sein eigenes Geld hereinstecken. Aber es gibt auch ein Risiko, wenn das Event nicht stattfindet, muss man natürlich das Geld zurückzahlen an den Kunden. Hier sind 5 Tipps, um eine Vorkasse richtig zu planen.
1: Zeitplan erstellen
Mann sollte ein Zeitplan erstellen, wo man festlegt, ab wann man mit der Vorkasse starten soll und wann man die Vorkasse schließt. Empfehlenswert ist es, die Vorkasse 2 bis 3 Wochen vor dem Event zu starten. Die Vorkasse sollte man 1 bis 2 Tage vor dem Event schließen. Um dann zu schauen, ob man noch Plätze hat für die Party oder ob man auch keine Tickets für die Abendkasse hat. Mann sollte auch bei schließen eine genau Uhrzeit angeben.
2: Preis Frage
Man sollte unterschiedliche Preise machen, um den Anreize bei der Vorkasse zu erhöhen. Man sollte den günstiger machen als der Abendkassen Preis. Aber man sollte immer beachten, dass immer noch ein klein Gewinnen an dem Vorkassen Preis macht. Eine Anzahl an Vorkassen Tickets sollte man auch Festlegen, dadurch kann man schon gut ein Gewinnen analysieren.
3: Marketing
Marketing ist ein wichtiger Faktor, um die Vorkasse richtig starten zu können. Am leichtesten ist es über Social Media zumachen, weil man da eine größere Anzahl von Kunden treffen kann. Aber man sollte kein Verkauf über DM bei Instagram machen. Meisten meint Instagram, wenn nach einer kurzen Zeit zu viele DM bekommt, werden sie als Bot eingespeichter und dadurch werden viele Nachrichten nicht durch kommen. Dafür haben wir die Lösung. Wir haben einen Webshop aufgebaut, um das von Instagram wegzukommen und jeden Kunden zu bekommen. Wir helfen auch dabei alle Sachen ordentlich zu dokumentieren und kümmern uns, dass das Geld auch immer ankommt. Weitere Infos findest du hier! Aber trotzdem sollte man bei Instagram regelmäßig ein Update posten, dass die Kunden immer auf dem neuesten Stand sind.
4: Welche Daten werden gebraucht
Hierbei ist zu beachten, dass man immer mit anderen Daten vertraulich umgeht und nicht weiter verbreitet. Für die Vorkasse wäre wichtige Daten der Vor-/Nachname und das Alter aber beider aktuellen Corona Lagen benötigt man auch die Adresse zum Nachvollziehen, wo die Person wohnt und solang entweder 3G oder 2G regeln gelten muss, sollte man diese auch abfragen. Bei normalen Umständen sollte man nach der Party auch diese Zettel vernichten oder wo sicher lagern, wo nicht jeder herankommt und nachschauen kann. Es sind ja immer noch persönliche Daten, die man da bekommt.
5: Kontrolle am Party-Tag
Ab dem Tag, wo die Feier stattfindet, muss man das auch kontrollieren. Dafür sollte man die Gästeliste nehmen, mit der man kontrolliert. Wenn man noch Abendkasse macht, sollte man zwei Eingänge machen, um die Gäste so schnell wie möglich durchzuarbeiten, um die Schlange kurz zuhalten. Die Kunden sollten ihren Ausweis vorzeigen und mit diesem Ausweis wird der Name auf der Liste abgehakt. Man sollte auch vorher schon ein Schild vor den Eingang stehlen und in den Social Media Plattformen informieren, welche Sachen benötigt sind, um auf die Party zu kommen. Wichtig ist es, dass die Leute direkt ihr Eintrittsbändchen bekommen. Man sollte immer auf das Alter schauen.
Risiko:
Bei der Vorkasse gibt es natürlich auch Risiken, die man aber leicht verhindern kann. Um das Geld immer sicher zubekommen, sollte man nur auf eins bis zwei Zahlungsmethoden anbieten. Hier sollte man auf Bargeld setzen und auf Paypal. Bei Paypal sollte man seine Gäste drauf hinweisen, dass sie über Familie und Freunde das Geld bezahlen. Das hat den Vorteil, dass wir keine Kosten dafür bekommen. Was auch ein Risiko ist, wenn die Feier nicht stattfindet kann und auch kein anderen Termin gibt, da muss man den Kunden das Geld zurückzahlen. Um nachher nicht mit Seimen eigen Geld die Tickets zurück Bezahlen müssen, sollte man von den Eigenomen Geld von der Vorkasse auch was zurücklegen für solche Fälle.
Der Vorteil unseres Shops ist es, dass wir für dich die Vorkasse übernehmen und dir eine Gäste liste erstellen und zur Verfügung stellen.
Fazit:
Wenn man an alle diese Dinge denkt, wird die Vorkasse weniger schiefe gehen, als würde man sie nicht planen. Man kann dadurch ein größeren Erfolg für seine Party bekommen als, wenn man nur eine Abendkasse macht. Auf manche Sachen kann man nur spontan reagieren, weil man diese nicht einplanen kann.
