Was muss ich beachten wenn ich ein Event planen möchte?

Planen einer Party an der Bar

 

Wenn du eine Party oder Event planst und dies öffentlich geschehen soll, dann musst du vieles beachten. Weil so etwas sollte geplant sein. In diesem Beitrag erklären wir dir, worauf du achten musst, wenn du ein Event starten willst.

1: Das Konzept

Man sollte sich ein Konzept überlegen. Das bedeutet Bsp. Was will ich mit diesem Event erreichen, welche Maßnahmen müssen getroffen werden, dass alles klappt und wie viele Leute benötigt man für seine Veranstaltung. Es sollte also schriftlich notiert werden. Man sollte versuchen eine kleine Gruppe zu bilden, wo man sich die Aufgaben aufteilen kann, diese vereinfacht das Arbeiten enorm.

2: Der Termin

Zu beachten ist, dass an jenem Tag kein anderes größeres Event stattfindet. Sonst ist die Gefahr, dass die Veranstaltung kein Erfolg wird. Besser wäre es, wenn man den Termin auf einen Freitag oder Samstag legt, dadurch ist gegeben, dass auch berufstätige Personen Zeit finden.

3: Finanzen beachten

Man sollte seine Finanzen kontinuierlich im Auge behalten. Um Cashflow aufzubauen, es empfiehlt sich eine Vorkasse zu starten. Dadurch dass man eine Vorkasse macht, bekommt man vorher schon sein Geld und kann die Anzahlungen an das Mietobjekt finanzieren oder Getränkebecher kaufen kann. Preislich sollte man immer human sein, also preiswerte Tickets anbieten. Darüber hinaus können unterschiedliche Preisstufen bei der Vorkasse und Abendkasse gegeben sein, da sich sonst die Gästeliste eher gering verhält, ein wertvoller Tipp ist alle Ausgaben z. B. in einem Schreibheft zu dokumentieren, um immer den Überblick zu behalten.

4: Getränke

Die Getränke sind mit einer der wichtigsten Bestandteile einer jeder Party. Grundlegend sollte klar festgelegt werden, wie groß man die Getränkeauswahl macht, damit man nicht zu viele weck schmeißen muss. Ein weiterer wichtiger Tipp ist, auf exotischere oder besondere Getränke zurückzugreifen, um die nötige Qualität, des gesamten Events anzuheben. Das diese auch nach zahlreichen Wochen, in aller Munde bleibt und im besten Fall sogar einen Ikonen Status erhält. Gleichzeitig der Veranstalter einen vollen Erfolg genießen kann. 

Die Kooperation mit einem Getränkehändler ist zudem praktisch und erspart Arbeit, natürlich sollte es keinen starken Alkohol an unter 18-Jährige geben werden.

5: Marketing

Wichtig ist es, Werbung für seine Veranstaltung zu machen, sonst werden keine Gäste kommen. Am besten geht das natürlich übers Internet. Das geht auch recht schnell. Einfach ein Account erstellt z. B. auf Instagram um die Party zu vermarkten. Wenn man ein bisschen Budget hat, ist es sinnvoll dafür Ads zu schalten, damit die Reichweite gesteigert werden kann und es mehr Leute sehen werden.

6: Versicherung

Man sollte außerdem, mit einer entsprechenden Versicherung ausgestattet sein. Um bei Schadensfall einfach reagieren zu können. Damit man selbst nicht für den jeweiligen Schaden zu haften.

 

Fazit 

Wenn man diese Punkte alle beachtet, sollte nicht viel mehr schiefgehen. Vielleicht erleichtert das auch ein wenig den Planungsstress. Wenn man solch eine Veranstaltung nicht plant, der macht wirklich was falsch. 




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